Genel Hususlar

Etik ilkeler hem kooperatifimizin başarısı hem de kişisel başarı açısından önemli bir unsurdur. Avantaj Evim tüm birimlerinde etik ilkelere uygun bir ortam oluşturmak yöneticilerimizin sorumluluğundadır. Bu kapsamda yöneticilerimiz,

• Öncelikle etik ilkelerin önemini kabul edip, her koşulda bağlı kalır,
• Davranış ve düşünceleriyle çalışanlarına örnek olur,
• Etik ilkelerin kooperatifte yerleştirilmesi ve yaşatılmasını en öncelikli sorumluluğu olarak benimser,
• Kooperatif kültürünün yerleştirilmesi, çalışanlara uymak zorunda oldukları norm ve değerlerin, ilkelerin benimsetilmesi için çalışır,
• Personelinin, kooperatif’in tüm işlemlerindeki sorunların yanı sıra etik sorunlarla ilgili konuları da kendilerine getirmekten çekinmeyecekleri, açık iletişim kurabilecekleri bir ortam oluştrurur ve
• Davranış ve kararlarında her zaman tutarlı davranır.

Kooperatifimiz, çalışanlarının uymakla yükümlü oldukları etik ilkeler,

• Kooperatif Kaynaklarının Kullanımı,
• İlişkiler,
• Kooperatife Karşı Yükümlülükler ve
• Genel Kurallar

olarak dört ana başlık altında sınıflandırılmış ve müteakip maddelerde sunulmuştur.

Kooperatifimiz, danışmanlık piyasasında toplumsal ve ekonomik yararın arttırılması, danışmanlık mesleğinin saygınlığının korunması ve geliştirilmesi, diğer kooperatifler, müşteriler ve kendi çalışanları ile olan ilişkilerinde adil ve dürüst davranılması, haksız rekabete yer verilmemesi amacıyla, faaliyetlerini yasal ve idari düzenlemeler ile aşağıda belirtilen etik kurallar doğrultusunda sürdürür. Yöneticiler ve çalışanlar her türlü ilişkilerinde bu temel değerleri gözeterek kooperatifimizin ve pay sahiplerinin itibarını en yüksek düzeyde tutmak için üzerlerine düşeni yapmalıdır.

Kooperatif Kaynaklarının Kullanımı

• Kooperatifin parasal olan ve parasal olmayan tüm kaynaklarının kullanımında azami özen gösterilir. Bu kaynaklar kişisel kullanım, harcama, hediye verme, bağış ve politik yardım yapma gibi işlerde kullanılamaz.
• Müşterilerle, danışmanlarla ve kooperatif adına iş yapan kişi ve kuruluşlarla (taşeronlarla) kişisel finans ilişkilerine girilmesi, çıkar sağlanmaya çalışılması, yapılan anlaşmalarda çıkar gözetilmesi, kooperatifin parasal kaynaklarının dolaylı olarak kullanılması anlamına gelir.

Kooperatifin temel kaynaklarının kullanımına ilişkin esaslar müteakip maddelerde olduğu gibidir.

Demirbaş ve Kırtasiye

• Kırtasiye, matbua ve kooperatife ait her türlü demirbaş, sadece kooperatif işleri için kullanılır, kooperatif dışına çıkarılamaz. Kooperatif içinde kullanımında tasarruf ilkelerine özen gösterilir.
• Görevden ayrılan personel, görevi gereği kendisine verilmiş olan her türlü anahtar, para ve kıymetleri, kıymetli evrak, evrak, defter ve dosyaları, görevi ile ilgili hesapları ve kendisinde bulunan yazılı bilgileri ve demirbaşları bir tutanakla devreder.

İletişim Araçları

• E-posta sadece iş gereği haberleşme aracı olarak kullanılır, iş dışındaki nedenlerle kullanılmamasına özen gösterilir.
• Mümkün olduğunca, telefon yerine e-posta kullanılmasına dikkat edilir.
• Faks, fotokopi, internet ve benzeri araçların özel işler için kullanılmamasına gayret edilir.
• Özel telefon görüşmeleri acil durumlarda kısa olarak yapılır.

Kooperatif Araçları

• Kendisine kooperatif tarafından araç tahsis edilen çalışanlarımız,
• Araçların kullanımında gerekli dikkat ve özeni gösterir,
• İstisnai haller hariç, tahsis edilen araçları kendisi dışındaki üçüncü şahıslara kullandırmaz.
• Trafik cezalarını, yönetimce talep edildiği takdirde, kendi bütçesinden karşılar ve kendi kişisel kusurları sebebiyle meydana gelen hasarlar için kooperatiften ödeme talebinde bulunmaz.

Çalışma Mekânları

• Kooperatifimizin ofis mekânlarının kullanımı ile ilgili aşağıdaki kurallara uyulur.
• Afiş, el yazısı ile hazırlanmış notlar asılamaz.
• Politik veya siyasi kampanyalar yapılmaz, bu kampanyalar için fon toplanmaz,
• Yasalara ve kooperatif politikalarına aykırı yayınlar dağıtılmaz,
• Alkol, uyuşturucu, silah gibi zarar verici maddeler bulundurulmaz,
• Çalışanlarımızın kendi muhafaza sorumluluğunda bulunan gizli ve kritik bilgiler içeren her türlü evrak ve doküman, mesai saatleri içinde veya dışında masa ve dolap üstlerinde bırakılmaz,
• Mekânlar dağınık tutulmaz,
• Şans oyunları oynanmaz, dağıtılmaz, satılmaz.

Temsil Masrafları

• Temsil masrafları müşteriler ve iş toplantıları için kullanılır.
• Temsil masrafları sadece ilgili olduğu alanlarda kullanılır ve harcama alanları arasında geçiş yapılamaz.
• Fatura alınmayan harcama için başka bir yerden fatura temin edilmez. Gerekli durumlarında ise kanunlara uygun şekilde gider pusulası düzenlenir ve harcamaların farklı fatura alınması suretiyle gizlenmesi yoluna gidilmez.
• Yönetici ekip ruhu yaratmak, motivasyonu yükseltmek vb nedenlerle elemanlarına hediye alabilir, yemeğe, tiyatroya, konsere vb yerlere götürebilir. Bu aktivitelerin yapılmasında elemanlar arasında ayrım gözetilmez.
• Kooperatif Adına Hediye Verme, Bağış Yapma
• Yılbaşları ve bayramlarda yönetim kurulunun belirlediği esaslar doğrultusunda Kooperatif adına müşterilere hediye verilir.
• Hediyelerinin akraba, eş-dost gibi özel ilişkiler için kullanılmamasına özen gösterilir.
• Kooperatif adına herhangi bir kuruluşa yardım, bağış yapılması ise yönetim kurulu onayına bağlıdır.

Zaman Yönetimi

• Zaman kooperatifin önemli kaynaklarından biridir. Zaman yönetimi özellikle yoğun toplantıların yapıldığı finans sektöründe daha da önem kazanmaktadır. Kooperatifimiz çalışanları zamanı iyi kullanır, iş saatleri içinde özel işlerine zaman ayırmaz. Yöneticiler, çalışanlarını şahsi işleri için görevlendirmez. Toplantılara ayrılan zamanın etkinliğini sağlamak toplantıyı düzenleyenin sorumluluğunda olup, tüm katılımcıların toplantıya hazırlanarak gelmesi esastır. Toplantı için ayrılmış zamanın başlangıç ve bitiş saatlerine tüm katılımcıların uyar.
• Çalışma saatleri içinde özel ziyaretçi kabul edilmemesi, özel ve istisnai hallerde çalışanların dışarıdan gelecek ziyaretçilerle yapılacak görüşmelerinin kısa sürmesi esastır

İlişkiler

Müşterilerle ilişkiler

• Müşterilerle ilişkilerde aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
• Kooperatif lehine bile olsa müşteri zaaflarından yararlanılamaz ve müşteriye eksik ya da yanlış bilgi verilerek kar amacı güdülemez.
• Müşteri ilişkilerinde doğabilecek darboğazlar, Kooperatif politikalarına yüklenerek kurumsal imaj zedelenemez.
• Müşteri şikâyetleri araştırılarak anında çözülür. Kooperatif çalışanı şikâyetleri kendi görev alanı içinde çözemediği takdirde yöneticisine haber verir. Müşteri şikâyetlerinin üst yönetime raporlaması şeffaflık esasları dâhilinde ilgili birim tarafından titizlikle yerine getirilir.
• Çalışanlar kooperatif müşterisiyle özel iş ilişkisine giremez, borç para alamaz ve müşteriye ödünç para verilemez.
• Müşteriden değerinin çok altında ya da hiç bedel ödenmeksizin mal ya da hizmet satın alınması çıkar temini olarak değerlendirilir ve iş akdi feshine kadar giden disiplin cezasını gerektirir.
• Müşterilere görev kapsamı dışındaki konularla ilgili tavsiyede bulunulamaz. 

Medya ile ilişkiler

• Herhangi bir medya kuruluşuna demeç vermek, mülakat yapmak, bir seminer, bir konferans vb yerlere konuşmacı olarak katılmak ve karşılığında ücret alınıp alınmayacağını belirlemek Yönetim Kurulu onayına bağlıdır. Hiçbir şekilde bu faaliyetlerden kişisel kazanç elde edilemez.
• Kamu Otoriteleri ile ilişkiler
• Kamu otoriteleri ile ilişkiler yasalar ve kooperatif politika/prosedürleri çerçevesinde yürütülür. Resmi makamlar tarafından istenen bilgiler doğru olarak ve tam zamanında ilgililere verilir.

Kooperatife Karşı Yükümlülükler

Hediye, davet, yardım ve bağış kabulü

• Hediye kabulü: Müşterilerden, taşeronlardan ve danışmanlardan hediye istenemez, bu hususta imada bulunulamaz, Kooperatifi ve alanı yükümlülük altına sokacak hiçbir hediye, para, çek, mülk, bedava tatil, özel indirim kabul edilemez.
• Davet kabulü; davete katılan personelin kararlarını etkilemeyen, kooperatif politika ve çıkarlarına ters düşmeyen ve 3 üncü kişilerce yapılan yemek, iş toplantıları ve sosyal aktivite davetleri bir üst yöneticinin onayı alınmak kaydıyla kabul edilebilir.
• Yardım ve bağış kabulü; kooperatif ile herhangi bir şekilde hesap ilişkisi olan hiçbir kişi ve kuruluştan yardım ve bağış kabul edilemez. Teklif edilen bağış ve yardımlar, her durumda bir üst yönetici ile paylaşılır.

Çıkar çatışması yaratacak faaliyetlerde bulunmak

• Çıkar çatışması; kooperatif çıkarları ile kişisel çıkarlar ve müşteriler arası çıkarlar arasındaki ters yönlü ilişkidir. Kişisel çıkarlar kooperatif çıkarlarının üstünde tutulamaz. Kooperatif içindeki pozisyon, kooperatif malı, hizmet bilgisi kişisel çıkarlar için kullanılamaz.
• Çıkar çatışması söz konusu olduğunda veya herhangi bir konuda çıkar çatışması olup olmadığı hususunda tereddüt bulunduğunda durum bir üst yönetici ile paylaşılır.

Çalışanlar,

• Müşterilerden herhangi bir özel menfaat sağlayamaz, müşteriler arasında aracılık ilişkisi kurarak menfaat aktarımı yapamaz.
• Müşteriler arasında çıkar çatışması söz konusu olduğunda, tüm müşterilere eşit ve adil davranır.
• Görevlerini tarafsız olarak yapmak amacıyla gayret gösterir.
• Çıkar çatışmalarının önlenmesini teminen personel, aşağıdaki kurallara uymakla yükümlüdür.
• Müşterilerle borç-alacak gibi mesleki teamüllerle bağdaşmayan ilişkilere girmemek,
• Tamamen veya kısmen masrafı müşteriler tarafından ödenen davet veya yurtiçi-dışı seyahatlere katılmamak,
• Müşterilerden, kendileri için yükümlülük doğurabilecek mahiyet ve değerde teamül dışı hediye kabul etmemek,
• Mevcut veya potansiyel müşterilere aşırı pahalı hediyeler vermemek ve mevkiini kullanarak müşterinin iş alanından, maksadını aşan, normal uygulamaların dışına çıkan avantajlar sağlamamak.
• Eş, akraba, arkadaşlar ile iş ilişkisine girmemek.

Kooperatif Dışında İş Yapma, Görev Alma

• Çalışanlar doğrudan veya dolaylı yollarla “tacir “ veya “esnaf” sayılmasını gerektiren çalışmalarda bulunamaz, kooperatifimiz haricinde yönetim kurulu üyeliği ve denetçiliği yapamaz; rakip kooperatiflerde veya kooperatifin iş ilişkisi içinde olduğu kooperatiflerde görev alamaz.
• Kooperatif içindeki görevin aksatılmadığı durumlarda sosyal amaçlı kar gütmeyen organizasyonlarda, görev alınabilir. Kooperatifi ilgilendirmeyen ve Kooperatif politikalarına aykırı olmayan konularda konuşmalar yapılabilir, profesyonel yazılar yazılabilir. Kooperatifin bunu destekleme zorunluluğu yoktur. Bu tarz aktivitelerde kooperatif adı kullanılamaz.

Politik Faaliyetler

• Kooperatif personeli, kooperatif veya kendi adına, maddi olanakları içinde dahi olsa politik faaliyetlere maddi ve manevi yardımda bulunamaz. Görev süresi içinde herhangi bir siyasi partinin aktif üyesi olamaz. Yöneticiler çalışanlarından, siyasi bir iş yapmasını veya bir partiye üye olmasını isteyemez.

Ayrımcılık

• Yaş, dil, ırk, sağlık durumu, cinsiyet ve medeni durum konularında ortaya çıkabilecek ayrımcılıklar işyeri kurallarına aykırıdır. Kooperatif bu kurallara aykırı davrananları iş akdi feshine kadar gidebilecek şekilde cezalandırır. Çalışanlar bu konudaki şikâyetlerini tüm üst yöneticilerini atlayarak İnsan Kaynakları Departmanına bildirebilir. Bu konudaki herhangi bir şikâyetin iletilmesi engellenemez.

Kişisel yardım ve bağışlar

• Kooperatif çalışanları, Kooperatif dışında üçüncü şahıslara şahsi olarak maddi veya manevi yardım edebilir, bağış yapabilir, yardım derneklerinde görev alabilir.

Genel Kurallar

Tüm çalışanlarımız,

• Mesleki gizlilik ilkesine uymak;
• Piyasalarda mümkün olan azami dürüstlükle faaliyet göstermek;
• Müşteri menfaatlerinin titizlikle korunmasını sağlamak;
• Yasal ve iç düzenlemelere uymak

ile yükümlüdür.

Çalışanlar, üstlerince verilen talimatları yerine getirmekle yükümlüdür. Ancak, herhangi bir personel, alınan talimatın yasal ve/veya iç düzenlemelere, mesleki etik kurallara veya bu kuralların uygulama tarzına aykırı olduğuna inandığı takdirde, bu durumu talimatı verenden bir üst konumdaki amirine bildirmelidir. Böyle bir hareket, herhangi bir sebeple bildirimde bulunan personeli suçlayan konumuna düşürmez.

Mesleki Gizlilik

Çalışanlarımız, yasalarca belirlenmiş mesleki gizlilik ilkelerine kesinlikle uymakla yükümlüdür. Bu bağlamda, bütün personel, kooperatifimizin müşteri, faaliyet ve işlemleriyle ilgili her türlü bilgiyi kanunlarda açıkça sayılan yasal makamlar ve yetkili Kooperatif çalışanları dışında kimseye açıklamama yükümlülüğü altındadır.

Kooperatif içi faaliyetlerde, görevlerinin ifası sırasında, gizli ve/veya ilk elden edinilen ve kamuya açıklanmamış bir kooperatif bilgisine vakıf olan çalışanlarımız, öğrendikleri gizli bilgileri o bilgileri öğrenmesi gerekenler dışındaki kişilere aktaramaz ve kişisel olarak kullanamaz.

“Gizli Bilgiler”, çalışanlarımızın görevleri dolayısıyla yazılı veya sözlü olarak öğrendikleri, eski, mevcut veya ileride edinilebilecek müşterilere ait her türlü bilgi ile Kooperatifimize ait bilgileri kapsamaktadır.

Gizli Bilgilerin, yukarıdaki kuralların suiistimal edilerek kullanılması, hem kooperatif politikasının ve girdiği taahhütlerin, hem de diğer hukuki ve düzenleyici mevzuatın ihlaline sebep olabilecek ve tüm kooperatifin itibarını zedeleyebilecektir.

a. Gizli bilginin öğrenmesi gereken kişilere açıklanması: Çalışanlar, görevleri icabı vakıf oldukları gizli bilgileri, sadece iş politikasına hizmet etmek için öğrenmesi gereken diğer kooperatif çalışanlarına açıklayabilirler; üçüncü şahıslara açıklama yapamazlar. Kooperatifimize veya müşterilerine ait sırların, bu konuda kanunen açıkça yetkili kılınan mercilerden başkasına açıklanması, kanunlarla net şekilde müeyyideye bağlanmış bir suç oluşturur.

b. Gizli bilgilerin kullanımı: Doğrudan veya dolaylı olarak, mevcut veya ileride edinilebilecek müşteriler ile diğer üçüncü şahıslardan öğrenilen gizli bilgiler, kooperatifimizin sadece bu şahıslarla iş ilişkileri ve verdiği hizmetler için kullanılabilir; gizli bilginin aksine kullanımı suiistimal sayılır. Kooperatifimizde var olan bilgilerin de sadece Kooperatifin iş amaçları doğrultusunda kullanılması gerekmektedir; bu amaçlar dışındaki her türlü kullanım suiistimal sayılır.

c. Gizli bilginin işlemlere etkisi: Kooperatif’in yukarıda anlatılan “GİZLİLİK POLİTİKASI” çerçevesinde, çalışanlar görevlerinden ayrılsalar dahi, öğrenmiş oldukları gizli bilgilerden doğan sorumlulukları ilgili Kanun hükümleri gereği devam eder.

Kooperatif için hazırlanan analizler, planlar ve elde edilen her türlü halka açıklanmamış bilgi ile Kooperatifin ürettiği hizmetler, bilgisayar yazılımları, giderler, iş planları, müşteri isimleri, çalışma ve pazarlama yöntemleri, duyuru, yönetmelik talimatname şeklindeki iç düzenleme belgelerinin ve bilgilerinin mülkiyeti Kooperatife aittir. Bu bilgiler ilgili olmayan kişilere açıklanamaz. Bu yükümlülükler Kooperatiften ayrılan çalışanlar için de geçerlidir. Söz konusu yükümlülüklere aykırı davrananlar hakkında soruşturma açılır.  

d. Gizli bilgilerin korunması

Bilgilerin dikkatli tutulması ve saklanması, açığa çıkmaması için gerekli önlemler alınır.

Her akşam masalar toplanır ve varsa gizli belgeler kilitlenir, anahtarlar emin bir yerde saklanır.

Müşteri dosyaları ve diğer gizli dosyalar Kooperatif dışına çıkarılamaz. Ancak üst yönetimin onayı ile istisnalar olabilir.

Şifreler ve kullanıcı kodları gizli tutulur, kimseye açıklanmaz.

İş ve yasal yükümlülük bildirimleri dışında hiçbir bilgi disket vb araçlara kopyalanmaz.

Gizli bilgiler asansör, servis araçları ve umumi yerlerde konuşulmaz.

Kişisel Bilgilerin Gizliliği

• Personele ait kişisel bilgiler gizlidir ve yetkililer dışında kimseye açıklanamaz.
• Çalışanlara, kendilerine ait bilgiler “kişiye özel” olarak gönderilir. Personel “kişiye özel” bilgiyi kimsenin eline geçmeyecek şekilde saklar ve hiç kimseye açıklamaz.
• Aşağıda belirtilen kişisel konuların gizliliğinin ihlal edildiğinin ispat edildiği durumlarda disiplin cezası verilir.
• Ücret gizliliği ilkesine bağlı olarak, ekranlardan veya maaş bordrolarından başkalarının maaşlarına, ikramiyelerine vs bakılamaz, öğrenmeye çalışılamaz.
• Performans puanı ve performans artış tarihi sorgulanamaz.
• Görevi gereği diğer Kooperatif çalışanlarına ait maaş, performans, sağlık problemleri gibi kişisel bilgilere sahip olanlar bu bilgilerin gizli kalmasına azami özeni gösterir.
• Müşteri Çıkarlarının Üstünlüğü ve Önceliği
• Müşterilere, yürürlükteki yasa ve yönetmelik hükümleri uyarınca titizlik, bağlılık, tarafsızlık ve gizlilik esasları çerçevesinde hizmet verilir.
• Personel, aynı portföydeki bütün müşterilere eşit kalitede hizmet sunmak zorundadır. Bu zorunluluk, işlemlerde belirli bazı müşterilere diğer müşterilerden daha fazla avantaj sağlanmamasını ve bütün müşterilerin gerektiği gibi ve uygun bir şekilde bilgilendirilmesini gerektirir.

Yasal ve İç Düzenlemelere Uyma

• Kooperatifimiz çalışanlarının birinci önceliği yasal ve iç düzenlemelere uymak ve risk doğurabilecek olaylardan kaçınmaktır. Çalışanlarımız görevini asla kötüye kullanmaz, kötüye kullanılmasına izin vermez.
• Görevi kötüye kullanma; görevi kötüye kullanma kişinin yetki ve sorumluluğunu kendi çıkarına kullanması ve dolayısıyla Kooperatife ve müşterilerine zarar vermesidir. Danışmanlık işlem ve hizmetlerini gereği gibi yerine getirmemek, yasadışı işlemler yapmak, dürüst olmamak da görevi kötüye kullanmak anlamına gelir.
• Kooperatif çalışanları hırsızlık, sahtecilik, yankesicilik gibi yüz kızartıcı suçlara direkt veya dolaylı olarak katılamaz, başkalarının yapmasına göz yummaz, bu olaylardan herhangi birinden haberdar olur olmaz, durumu bir üst yöneticisine bildirir.